Virtuelle Mitgliederversammlungen sowie Sitzungen von Stiftungs- und Vereinsvorständen und sonstigen Organen sind auch ohne entsprechende Satzungsregelung nun bis zum 31.08.2022 möglich. Das sehen die neuen Übergangsregelungen im „Aufbauhilfegesetz 2021“ vor. Ursprünglich sollte diese Regelung Ende 2021 auslaufen.
Das ist zunächst positiv. Doch Stiftungen und Vereine sollten schon jetzt für die Zeit nach 2022 vorsorgen. Wir empfehlen, die Stiftungssatzung um Ermächtigungen für Sitzungen der Organe in Form von Videokonferenzen und Beschlussfassungen durch mündliche, fernmündliche, schriftliche oder elektronische Stimmabgaben zu erweitern. Da für die Änderung der Satzung die Zustimmung der zuständigen Stiftungsbehörde oder bei Vereinen die der Mitgliederversammlung erforderlich ist, sollte das Thema nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Virtuelle Mitgliederversammlungen: Aus der Not eine Tugend machen
Außerdem sollten die Verantwortlichen in Vereinen und Stiftungen bedenken: Online-Treffen haben nicht ausschließlich Nachteile. Mitgliederversammlungen oder Vorstands- und Kuratoriumssitzung in Präsenz verursachen Kosten für Hotels oder Veranstaltungsräumen, Reisekosten und Catering etc. Digitale Mitgliederversammlungen und Treffen können also mit Blick auf die Finanzen eine gute Variante sein und bleiben. Natürlich ist ein persönliches Gespräch sinnvoll und oftmals auch produktiver. Aber ein gesunder Mix ist für die Kosten und auch für die Co2-Bilanz sinnvoll. Es kann sogar die Teilnahmequoten bei Sitzungen erhöhen.
Grundsätzlich hat man bei einer Mitgliederversammlung in Vereinen die Wahl zwischen:
- der Abhaltung der Mitgliederversammlung im virtuellen Raum / durch elektronische Kommunikation,
- der schriftliche Stimmabgaben durch das einzelne Mitglied im Vorfeld ohne Teilnahme der Mitgliederversammlung oder
- der Beschlussfassung im Umlaufverfahren ohne (!) Versammlung der Mitglieder.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Anpassung Ihrer Satzung. Wir begleiten Sie bei dieser Weiterentwicklung und unterstützen Sie und Ihre Organe bei der Durchführung digitaler Mitgliederversammlungen.
