Hilfe, ich habe den Verein geschrumpft, oder: Wie man die Vereinsauflösung vermeiden kann

Blog-Artikel Teil I

Von Florian Brechtel

Bereits vor Corona war es für zahlreiche Vereine schwierig, sich dem Mitgliederschwund entgegenzustemmen, Helferinnen und Helfer aus den eigenen Reihen für Projekte und Veranstaltungen zu mobilisieren oder alle Positionen in den Vorständen zu besetzen und die Amtsinhaberinnen und Amtsinhaber auch noch zur gemeinsamen Vorstandsarbeit zu motivieren.

Wie Untersuchungen zeigen, hat sich diese Situation in der Pandemie noch einmal verschärft, auch und gerade bei den „Führungspersönlichkeiten“. So manche hat sicherlich in den letzten Monaten die Erfahrung gemacht, dass es auch ganz gut ohne ehrenamtliche Verpflichtungen und bürokratische Herausforderungen geht. Das macht es für die weiterhin Aktiven in den Vereinen nicht gerade leichter.

Der HELFERRAT nimmt diese Situation zum Anlass, eine dreiteilige Blogreihe zu veröffentlichen, in der verschiedene Strategien und Maßnahmen behandelt werden, wenn man diese Situation nicht klaglos hinnehmen will (Teil 1: Entgegenstemmen), sich versucht, mit dieser zu arrangieren (Teil 2: Handeln) oder, wenn alles nichts nutzt, zumindest sauber abzuarbeiten, damit man nicht am Ende unwissentlich in Haftungsfallen stolpert (Teil 3: Abwickeln).

Teil 1: Entgegenstemmen

Überprüfung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Nur eine attraktive Organisation regt zum Mitmachen an. Daher ist es zunächst wichtig, möglichst positiv in der Öffentlichkeit dazustehen, über seine Aktivtäten und Projekte zu berichten und auf seine Vereinsarbeit aufmerksam zu machen.

Daher wäre ein erster Tipp: Überprüfen Sie Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit!

  • Haben Sie interessante Neuigkeiten über Ihre Arbeit bislang nicht veröffentlicht?
  • Wurden diese in der Vergangenheit nicht professionell genug vermittelt?
  • Wer ist bei Ihnen im Verein zuständig und hat diese Person das nötige Know -how und Zeitbudget? Ansonsten schulen oder weitere Personen hinzuziehen.
  • Sprechen Sie die richtigen Zielgruppen über die richtigen Medien und Kanäle an?
  • Wird in Ihren Meldungen und Berichten ausreichend dargestellt, warum es Spaß macht, bei Ihnen dabei zu sein? ‘Spaß haben’ ist das am häufigsten genannte Motiv bei Befragungen, warum sich Personen bei Vereinen und deren Aktivitäten beteiligen!

Bieten Sie attraktive Angebote zum Mitmachen an?

Wenn Ihre neueste Meldung unter „Aktuelles“ auf Ihrer Website 1,5 Jahre alt ist und Sie mit Ihrem Verein nicht in Ihren lokalen Medien und Gruppen auf Social Media-Kanälen vorkommen, wirken Sie schlichtweg nicht attraktiv. Der größte Teil der ehrenamtlich Engagierten in Deutschland wendet maximal zwei Stunden pro Woche für sein Engagement auf – Tendenz steigend. Auch eine jahrelange Bindung an Projekte oder Ämter wird zunehmend gescheut. Daher sind „Mitmach“-Angebote wichtig, welche nur zu einem begrenzten zeitlichen Engagement verpflichten und vielleicht auch noch keine volle Mitgliedschaft erfordern (Stichwort: Schnupper-Mitgliedschaft). So führen Sie Interessierte an sich heran, können sich gegenseitig kennenlernen und haben so zumindest die Chance, neue Mitglieder zu gewinnen.

Re-Organisation der Aufgaben im Vorstand und im Verein

Wenn immer weniger Leute im Vorstand immer mehr Arbeiten übernehmen müssen, weil Posten unbesetzt oder Aufgaben ungerecht verteilt sind, führt dies zwangsläufig zur Überlastung. Viele Vereine ändern daher zum Beispiel ihre Satzungen, um das klassisch-hierarchische Vorstandsmodell (Vorsitz mit Stellvertretern, Schatzmeister, Schriftführer und Beisitzer) durch ein Vorstandsteam zu ersetzen. Dabei sind die Vorstandsmitglieder hierarchisch gleichgestellt, unterscheiden sich aber durch ihre zugeordneten Aufgabenbereiche (z.B. Finanzen, Personal, Spielbetrieb, Öffentlichkeitsarbeit), welche auch regelmäßig nachjustiert werden können, falls jemand ausscheidet oder über-/ unterfordert sein sollte. Eine Verschriftlichung der jeweiligen Aufgabenbeschreibung und das Festhalten in einer Aufgabenmatrix schafft dabei die nötige Verbindlichkeit für alle Beteiligten, wenn diese wissen, dass eine regelmäßige Überprüfung und eine Anpassung bei Bedarf erfolgt.

Aufbau von „Hauptamtlichkeit“ im Verein

Das Vereinsrecht sieht grundsätzlich vor, dass Aufgaben im Vorstand und für den Verein ehrenamtlich und damit unentgeltlich erfolgen. Zwar ist in den letzten Jahren durchaus ein Trend zu erkennen, dass dieses Modell aufgeweicht wird und Mitarbeitende Pauschalen als Übungsleiter oder für bestimmte Ehrenämter erhalten können (und oftmals auch einfordern). Aufgrund der betragsmäßigen Begrenzung durch das Gemeinnützigkeitsrecht haben diese Zahlungen aber eher symbolischen Charakter und sind nicht wirklich als Lohn- oder Gehaltszahlungen geeignet. Um den ehrenamtlich Tätigkeiten die Möglichkeit zu geben, sich auf die eigentliche Vereinsarbeit zu konzentrieren (Sport, Musik, Tier- Naturschutz etc.), ist es notwendig, sie von Arbeiten, Haftungsfragen und bürokratischen Hürden zu entlasten. Daher kann der Aufbau von hauptamtlichem Personal eine Idee sein, um so Know-how-Träger in der Verwaltung zu haben, die auch bei Wechseln in den Vorstandsämtern weiterhin im und für den Verein tätig sind. Da gerade bei schrumpfenden Vereinen die Finanzierung solcher Stellen eine Herausforderung darstellt und meistens auch nicht kurzfristig sicherzustellen ist, geben wir in Kürze in  Teil 2: Handeln einige Tipps und Anregungen, wie man damit umgehen kann.